Équipe de coordination exécutive

Postes – Deux personnes travailleront en étroite collaboration au sein de l’équipe de coordination exécutive : le coordinateur exécutif et l’assistant coordinateur.

Relevant du Conseil central international (CCI), l’équipe de coordination est responsable des aspects stratégiques et opérationnels du personnel, des programmes, de l’expansion et de la réalisation de la mission de la Mission inter-mennonite pour l’Afrique (AIMM). Ses membres possèdent une connaissance approfondie des domaines d’intervention, des programmes principaux, des opérations et des plans.

L’AIMM comptant des membres en Afrique et en Amérique du Nord, il est important que l’équipe de coordination comprenne également un membre dans chacun de ces continents, connaissant bien les acteurs et la culture locaux. Le coordinateur exécutif sera basé en Afrique et occupera un poste à temps plein (1,0 ETP), tandis que l’assistant coordinateur sera basé en Amérique du Nord et occupera un poste à mi-temps (0,5 ETP, avec possibilité d’augmentation en fonction du budget). Ensemble, les deux postes représenteront 1,5 ETP.
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Ces deux postes sont conçus pour être complémentaires et s’entraider. Chacun possédera d'excellentes aptitudes relationnelles et la capacité de travailler en collaboration et dans un contexte interculturel, favorisant ainsi la responsabilisation et la confiance. Les responsabilités partagées exigeront de la flexibilité, les deux membres devant trouver des moyens efficaces de partager et de répartir les tâches, en tenant compte des talents, des compétences et des opportunités propres à chacun.

Responsabilités partagées

Leadership et gestion :

• Garantir l’excellence continue des programmes, une évaluation rigoureuse de ces derniers et une qualité constante des opérations et des systèmes ; recommander les échéanciers et les ressources nécessaires à la réalisation des objectifs stratégiques qui sont :
  • Identifier et développer des initiatives de ministère collaboratif qui renforcent leur témoignage en collaboration avec les membres de l’AIMM.
  • En collaboration avec le président du CCI, planifier et mettre en œuvre les réunions annuelles des Conseils de partenariat et du CCI.
• Mobiliser et dynamiser activement les membres, les bénévoles, les membres du conseil d’administration, les anciens élèves, les organisations partenaires et les bailleurs de fonds de l’AIMM. Spécifiquement :
  • Représenter l’AIMM auprès des organisations partenaires anabaptistes et des organisations dont l’AIMM est membre, comme par exemple le Global Mission Fellowship de la Conférence mennonite mondiale et le Conseil des ministères anabaptistes internationaux.
  • Maintenir une communication régulière avec les membres africains et nord-américains afin d’encourager et d’évaluer les projets de collaboration qui renforcent leur témoignage.
  • Identifier et promouvoir les initiatives qui améliorent les relations entre les membres de l’AIMM en Afrique et ceux d’Amérique du Nord, dans le but d’accroître l’engagement ministériel collaboratif.
• Collaborer avec les présidents des trois conseils d’administration de l’AIMM afin de maintenir et de soutenir des conseils d’administration solides ; siéger d’office à chacun des conseils suivants : Conseil central international (CCI), conseil d’administration d’AIMM États-Unis et conseil d’administration d’AIMM Canada.
• Diriger, encadrer, former et fidéliser les membres de l’équipe de l’AIMM.
  • Gérer les relations avec le ministère de coaching en leadership et l’organisation Hope for Congo.
• Mettre en place des systèmes efficaces de suivi des progrès et évaluer régulièrement les composantes des programmes afin de mesurer les réussites et de les communiquer efficacement au conseil d’administration, aux bailleurs de fonds et aux autres parties prenantes. Spécifiquement :
  • Assurer la mise en place de processus de rapports narratifs et financiers pour tous les projets financés par l'AIMM.
  • Soumettre au CCI des rapports narratifs et budgétaires sur les activités et les fonds de l'AIMM. Cela inclut les rapports semestriels de la Coordination exécutive et les rapports financiers annuels, ainsi que tout autre document que le CCI pourrait exiger.
  • En collaboration avec les autres membres du personnel de l'AIMM, tenir à jour des dossiers organisés sur les activités de l'AIMM. Cela nécessitera une maîtrise des outils informatiques, notamment des logiciels de traitement de texte, d'analyse de données, de planification et de communication.

Collecte de fonds et communications :

• Développer la présence et les relations de l'AIMM afin de créer de nouvelles opportunités.

Planification et développement des affaires :

• En collaboration avec le Comité d'accompagnement du CCI, élaborer le plan d'action annuel de la Coordination exécutive.
• En collaboration avec la direction du CCI, établir les priorités budgétaires, préparer les propositions budgétaires annuelles pour le CCI et mettre en œuvre les décisions budgétaires du CCI.
• Développer et consolider les partenariats des membres de l'AIMM afin de répondre aux contextes nouveaux et évolutifs dans lesquels ces membres exercent leur ministère.

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Responsabilités spécifiques au poste de coordinateur exécutif
Le coordinateur exécutif soutiendra et développera les relations avec les membres en Afrique et entre eux, tout en supervisant le développement des initiatives ministérielles dans ce contexte.

• Soutien stratégique et relationnel des membres et des ministères de l'AIMM en Afrique
  • Supervision générale des projets en cours de l'AIMM
  • Élaboration d'un calendrier de visites auprès des différents membres et projets ; disponibilité pour des déplacements fréquents en Afrique, avec environ un voyage par an en Amérique du Nord.
  • Soutien au développement des relations et à la collaboration entre les membres en Afrique.
  • Encadrement et soutien au développement des responsables.
  • Évaluation continue de l'avenir des ministères, en veillant à un développement harmonieux favorisant l'interdépendance et l'autonomisation locale.
  • Assurer le soutien des membres de l'AIMM en période de difficultés ou de conflits.
    
  • Faciliter et superviser le transfert des ressources financières aux membres de l'AIMM en Afrique.
• Favoriser le développement de nouveaux projets collaboratifs entre les membres de l'AIMM en Afrique afin de renforcer leur ministère de témoignage dans le monde.  Spécifiquement :
  • Sensibiliser les populations au potentiel de leurs ressources ; faire connaître les forces et les dons des communautés locales ; soutenir leur développement et leur autonomisation par la formation ; rechercher des moyens de partager ces dons, cette sagesse et ces perspectives avec les communautés d'Amérique du Nord.
  • Veiller à ce que les projets de l'AIMM répondent aux besoins et aux aspirations des communautés où ils sont mis en œuvre, qu'ils soient approuvés par les églises locales et régionales de ces communautés et qu'ils soient clairement définis par des plans d'action et des budgets.
• Représenter la vision du ministère de l'AIMM de manière à inspirer et à susciter l'engagement ; partager des expériences avec le coordinateur adjoint basé en Amérique du Nord et les autres membres du personnel de l'AIMM afin qu'ils puissent également les transmettre.

 
Responsabilités spécifiques au poste d’assistant coordonnateur :
L’assistant coordonnateur supervisera l’administration et le personnel de l’AIMM, tout en assurant la liaison avec les donateurs nord-américains.

• Encadrer, former et superviser le personnel de l’AIMM dans les domaines des relations avec les églises et les donateurs et de la communication ; fournir un soutien en ressources humaines.
  • Recruter et superviser le personnel de l’AIMM.
  • Faire appel à des consultants et à du personnel temporaire au besoin pour répondre aux besoins évolutifs de l’AIMM.
  • Collaborer avec le personnel de l’AIMM chargé des relations avec les églises et les donateurs afin de superviser le développement des activités génératrices de revenus, de collecte de fonds et de demandes de subventions pour soutenir les opérations des programmes existants et l’expansion prévue ; soutenir les visites relationnelles, les échanges et les missions de courte et de longue durée.
  • Assurer, avec le personnel de l’AIMM, une communication efficace (présence Web, supports imprimés, courriels, médias sociaux et relations extérieures) dans le but de renforcer l’image de marque.
  • En collaboration avec les membres et le personnel de l’AIMM, élaborer des flux d’information permettant de communiquer efficacement les succès aux membres du conseil d’administration et aux parties prenantes.
• Supervision des programmes financiers et administratifs en Amérique du Nord. Supervision du personnel financier
  • Superviser le comptable de l'AIMM afin d'assurer le traitement efficace des dons, l'émission des reçus et la tenue d'un système comptable précis enregistrant les recettes et les dépenses, en accordant une attention particulière aux fonds affectés.
  • Coordonner avec le personnel du bureau de la Conférence mennonite évangélique le transfert des dons canadiens à l'AIMM International et veiller à l'envoi de lettres de remerciement aux donateurs.
  • Superviser l'autorisation et le transfert des ressources destinées aux initiatives ministérielles des membres de l'AIMM financées par l'AIMM.
  • En collaboration avec le comptable de l'AIMM, assurer la réalisation des examens internes trimestriels et des examens externes annuels des comptes de l'AIMM.
• Représenter la vision et les témoignages du ministère de l'AIMM en Afrique de manière à inspirer et à susciter l'engagement ; se rendre en Afrique pour des réunions en personne de l'ICC environ une fois par an, avec des visites aux églises et ministères membres, afin de mieux faire connaître les ministères et les responsables d'églises de l'AIMM en Afrique et de partager la vision de l'AIMM.